Cara Membuat KOP Surat Resmi di Microsoft Word

PakarOffice.com - Aplikasi Microsoft Word menjadi salah satu aplikasi pengolahan kata yang populer di kalangan masyarakat. Terkadang masih ada pengguna baru yang belum mahir dan terbiasa menggunakan Word, salah satunya tentang cara membuat kop surat pada Microsoft Word.

Memiliki kop surat yang teratur dan estetis dalam dokumen Anda adalah langkah yang penting menuju presentasi yang profesional. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan langkah-langkah praktis membuat kop surat yang menarik di Microsoft Word.

Mulai dari pengaturan margin yang tepat hingga penambahan logo perusahaan. Anda akan belajar cara mengubah tampilan dokumen Anda agar sesuai dengan identitas visual yang kita inginkan.

Apa itu KOP Surat?

Dalam dunia bisnis dan komunikasi resmi, penggunaan kop surat memainkan peran yang penting dalam membentuk citra perusahaan. Kop surat juga sebagai rangka menyampaikan informasi dengan tampilan yang profesional.

KOP Surat adalah bagian dari dokumen yang sering kali diabaikan, tetapi memiliki dampak besar terhadap bagaimana perusahaan Anda dilihat oleh klien, mitra bisnis, dan penerima lainnya.

Kop surat menjadi bagian esensial dari dokumen bisnis atau surat resmi yang mencakup detail identitas perusahaan atau organisasi. Rincian tersebut meliputi logo perusahan, nama perusahaan, alamat, telepon, dan situs web.

Fungsi kop surat yaitu memberikan pengenalan yang jelas tentang asal dokumen, menghadirkan penampilan yang profesional, dan menggambarkan citra perusahaan. Umumnya, kop surat terletak di bagian atas halaman.

Alasan KOP Surat Penting

Pentingnya kop surat terletak pada beberapa faktor kunci, seperti indentitas branding, profesional, pemudahan kontak, dan kepercayaan informasi. Berikut ini penjelasan lengkapnya:

Identitas dan Branding: Kop surat membantu membangun citra dan identitas perusahaan. Logo dan informasi kontak yang konsisten dalam setiap komunikasi menunjukkan keseriusan dan konsistensi perusahaan.

Profesionalisme: Kop surat yang dirancang dengan baik memberikan tampilan profesional pada dokumen-dokumen bisnis. Meyakinkan penerima bahwa dokumen tersebut berasal dari sumber yang sah dan memiliki nilai penting.

Pemudahan Kontak: Informasi kontak yang jelas di kop surat memungkinkan penerima untuk menghubungi perusahaan dengan mudah, memfasilitasi interaksi lebih lanjut.

Kepercayaan dan Reputasi: Kop surat yang dirancang profesional mengirimkan pesan bahwa perusahaan memperlihatkan detail dan menghargai standar kualitas dalam semua aspek bisnisnya.

Pengaturan KOP Surat di Microsoft Word

Dalam pembuatan kop surat pada Microsoft Word, kita harus memahami beberapa pengaturan agar mendapatkan hasil yang baik. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa pengaturan tersebut.

Ukuran Kertas: Anda dapat memilih ukuran kertas yang sesuai untuk kop surat, seperti A4 (21 x 29,7 cm) atau Letter (8.5 x 11 inch). Ini membantu memastikan bahwa dokumen memiliki dimensi yang tepat dan terlihat profesional.

Margin: Pengaturan margin memungkinkan Anda mengatur batas jarak antara teks dan tepi kertas. Pengaturan margin ini memberikan ruang bagi elemen-elemen seperti logo dan informasi kontak. Contoh margin pada kop surat yaitu Atas (3 cm), Bawah (3 cm), Kiri (4 cm), dan Kanan (3 cm).

Perataan: Anda dapat menentukan penjajaran teks, seperti rata kiri, rata kanan, rata tengah, atau rata kanan-kiri. Perataan ini memberikan tampilan yang rapi pada seluruh teks pada kop surat.

Font: Pilihlah font yang mudah dibaca dan cocok dengan citra perusahaan Anda. Pastikan font tersebut mendukung semua karakter, terutama jika Anda menggunakan karakter khusus. Contoh font yang cocok untuk kop surat adalah Arial, Times New Roman, atau Calibri.

Ukuran Font: Sesuaikan ukuran font agar teks mudah dibaca. Ukuran font yang umum digunakan untuk membuat kop surat adalah sekitar 11 atau 12 poin.

Spasi Antar Baris dan Paragraf: Pengaturan ini mempengaruhi kenyamanan membaca dan tampilan keseluruhan. Jarak spasi yang digunakan kop surat adalah 1,0 hingga 1,5. Nilai tersebut sudah memudahkan para pembaca

Pengaturan tersebut bukanlah nilai yang mutlak atau wajib. Anda dapat menyesuaikan pengaturan tersebut sesuai dengan identitas visual dan preferensi perusahaan.

Tutorial Membuat KOP Surat Resmi di Word

Untuk mengedit kop surat, Anda dapat menggunakan semua versi Microsoft Word, termasuk Microsoft Word 2010, 2013, 2016, 2019 hingga yang terbaru 2020 atau versi lama Word 2007. Perbedaan utamanya mungkin hanya terletak pada letak alat dan ikon yang digunakan.

Terdapat tiga metode yang bisa digunakan untuk mengatur kop surat di Microsoft Word yaitu menggunakan garis, menggunakan header dengan satu logo, dan menggunakan header dengan dua logo. Metode ini memberikan pilihan yang beragam untuk menciptakan tampilan kop surat yang sesuai.

1. Manual Menggunakan Shapes Line

Metode pertama untuk menyusun kop surat di Microsoft Word adalah dengan menggunakan bentuk garis atau Shapes Line. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka aplikasi Microsoft Word yang terinstal di komputer Anda. Kemudian buat dokumen baru untuk memulai proses penyusunan kop surat.

2. Selanjutnya buka Tab Insert dan pilih opsi Shapes yang akan menampilkan berbagai bentuk objek. Di sini Anda pilih Lines atau garis lurus.

3. Setelah Anda memilih bentuk garis, klik di area dokumen dan tahan tombol mouse untuk menggaris tersebut. Anda dapat menyesuaikan panjang dan posisi garis sesuai dengan area yang diinginkan untuk kop surat.

4. Setelah garis tergambar, Anda dapat mengklik dan menyeret ujung-ujungnya untuk mengatur ukuran dan posisinya agar sesuai dengan margin dan tata letak yang diinginkan.

Selesai. Metode menggunakan shapes line ini adalah salah satu metode yang sederhana untuk membuat kop surat di Microsoft Word. Langkah ini sangat cocok apabila Anda hanya membuat satu halaman saja. Apabila dokumen Anda memiliki banyak halaman, sebaiknya menggunakan metode berikutnya.

2. Menggunakan Header Satu Logo

Metode kedua untuk membuat kop surat di Microsoft Word adalah dengan menggunakan header yang memiliki satu logo perusahaan atau lembaga. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka aplikasi Microsoft Word yang terinstal di komputer Anda. Kemudian buat dokumen baru atau buka dokumen Anda untuk memulai proses penyusunan kop surat.

2. Selanjutnya buka Tab Insert dan pilih opsi Header dan pilih Edit Header. Ini akan membawa Anda ke bagian atas halaman dokumen, yang merupakan area header.

Catatan: Apabila Anda ingin kop surat hanya ditampilkan pada halaman pertama, cukup pergi ke tab Design lalu centang (v) opsi Different First Page

3. Lalu tambahkan tabel untuk mempermudah dalam men-design kop surat. Di dalam mode header, pilih opsi Insert dan pilih Insert Table. Karena kita hanya menggunakan satu logo, maka tentukan satu baris dan dua kolom untuk tabel.

4. Kemudian pada kolom pertama tabel, masukkan logo dengan meng-klik tab Insert dan pilih opsi Picture.

5. Setelah itu, pada kolom kedua tabel. Anda dapat menambahkan informasi kontak seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

6. Selanjutnya hilangkan border pada tabel dan sisa kan hanya pada bagian bawahnya saja, dengan klik tab Home, lalu pada bagian border klik opsi No Border. Setelah itu, klik pada opsi Bottom Border dan pastikan hanya satu saja yang menyala.

7. Terakhir, aturlah format tulisan dan tata letak kop surat agar rapi. Setelah pengaturan selesai, klik dua kali area body dokumen atau klik Close Header and Footer untuk kembali ke bagian isi dokumen.

3. Menggunakan Header Dua Logo

Metode ketiga untuk membuat kop surat di Microsoft Word melibatkan penggunaan header dengan dua logo perusahaan dan menggunakan tabel dengan satu baris dan tiga kolom untuk mempermudah editing. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Lakukan hal yang sama seperti langkah satu sampai tiga pada metode kedua. Perbedaannya terletak saat menambahkan tabel, yaitu pada jumlah kolomnya. Tambahkan tabel dengan satu baris dan tiga kolom.

2. Kemudian pada kolom pertama tabel, masukkan logo pertama dengan meng-klik tab Insert dan pilih opsi Picture.

3. Setelah itu, pada kolom kedua tabel. Anda dapat menambahkan informasi kontak seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

3. Selanjutnya pada kolom ketiga tabel, masukkan logo kedua dengan meng-klik tab Insert dan pilih opsi Picture untuk menyisipkan logo perusahaan yang kedua.

4. Terakhir, aturlah format tulisan dan tata letak kop surat agar rapi. Pastikan juga menyalakan border tabel hanya opsi Bottom Border. Setelah pengaturan selesai, klik dua kali area body dokumen atau klik Close Header and Footer untuk kembali ke bagian isi dokumen.

Kesimpulan

Menghasilkan kop surat yang profesional da terstruktur adalah langkah penting dalam menjaga citra bisnis yang baik. Dalam panduan ini, kami telah menjelaskan tiga metode yang dapat Anda gunakan untuk menyusun kop surat dengan menggunakan Microsoft Word.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang kami jelaskan, Anda dapat membuat kop surat yang sesuai dengan identitas visual perusahaan Anda. Pengaturan seperti margin, font, ukuran font, dan spasi antar paragraf menciptakan tampilan yang rapi.

Demikian pembahasan tentang tutorial menambahkan kop surat pada Microsoft Word dengan mudah. Jika terdapat hal yang belum Anda mengerti silahkan berkomentar di bawah kolom komentar. Jangan lewatkan juga tutorial lainnya di blog PakarOffice.com, terima kasih.